A gestão de documentos é uma das práticas mais importantes para qualquer organização, pública ou privada. Ela permite não só uma organização eficiente, mas também economia de recursos, aumento da produtividade e conformidade com normas e legislações.

O que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o processo de organização, armazenamento, acesso e controle de informações de forma eficiente. Este conceito inclui desde documentos físicos, como contratos e relatórios, até arquivos digitais, como PDFs, planilhas e imagens.

A ideia central da gestão de documentos é garantir que as informações estejam disponíveis quando necessário, de forma segura e organizada. Isso reduz desperdícios de tempo, melhora a produtividade e contribui para o bom funcionamento de qualquer organização.

Diferença entre gestão documental tradicional e digital

• Gestão tradicional: Inclui arquivos físicos, como armários e pastas. É mais propensa a erros e perdas de documentos.

• Gestão digital: Utiliza tecnologias como sistemas de armazenamento em nuvem, inteligência artificial e automação para organizar e acessar documentos rapidamente.

Por que investir na gestão de documentos?

A gestão eficiente de documentos oferece uma série de benefícios, que vão além da organização. Confira os principais:

1. Redução de custos operacionais: Empresas e órgãos públicos gastam menos com papel, impressão, armazenamento e outras despesas inerentes ao processo físico.

2. Aumento da produtividade: Funcionários encontram informações com rapidez e dedicam mais tempo a atividades estratégicas.

3. Segurança de informações: Documentos digitais são protegidos com criptografia, controles de acesso e backups automáticos.

4. Conformidade com regulamentações: Organizações que mantêm um bom controle documental evitam multas e problemas legais.

5. Sustentabilidade: A digitalização de documentos reduz o uso de papel e contribui para práticas mais ecológicas.

Empresas e órgãos públicos que implementam boas práticas de gestão documental estão mais preparados para lidar com auditorias, crises e demandas dos clientes.

Passo a passo para implementar a gestão de documentos

A gestão de documentos exige planejamento e organização. Aqui está um guia passo a passo para ajudá-lo:

1. Mapeie os processos e documentos existentes

Identifique todos os documentos que sua organização possui. Reorganize os fluxos para melhorar as etapas do processo.

2. Digitalize arquivos físicos

Converta documentos em papel para formatos digitais. Contrate empresas ou use scanners de alta qualidade para salvar os arquivos em diferentes formatos.

3. Escolha um sistema para automatizar, gerir e emitir documentos

Escolha uma solução que atenda às suas necessidades. Realize demonstrações para avaliar o desempenho, funcionalidades e melhor custo benefício. Isso fará diferença na hora de decidir.

4. Defina regras de acesso

Crie políticas claras sobre edições e alterações do processo. Garanta que a tecnologia mantenha o registro de todas as movimentações feitas.

5. Organize arquivos digitais

Considere uma ferramenta intuitiva e que possua recursos avançados de busca. Isso reduz o trabalho manual e facilita a rotina no serviço público ou privado.

6. Configure backups regulares

Garanta que todos os arquivos sejam salvos de forma automática em local seguro. O armazenamento em nuvem é obrigatório.

7. Treine sua equipe

Capacite e engaje funcionários em todas as etapas de implantação de ferramentas. Equipes treinadas obtém melhores resultados.

Melhores práticas para uma gestão eficiente de documentos

Além do passo a passo, é importante seguir algumas boas práticas para garantir que seu sistema funcione de maneira eficiente:

• Padronização: Ao contratar uma ferramenta garanta que ela permita criar e adotar padrões claros para o manuseio de documentos, desde a organização de arquivos até a nomeação de pastas e registros. Isso facilita a consulta e evita duplicidades ou confusões.

  
  

• Revisões regulares: Periodicamente, revise os documentos armazenados para identificar informações desnecessárias. Há ferramentas que notificam os envolvidos além de gerar relatórios que facilitam essa revisão.

  
  

• Automação: Sempre que possível, utilize ferramentas e processos que automatizem tarefas repetitivas, como o envio de alertas para revisões ou a categorização de documentos por critérios predefinidos.

  
  

• Segurança: Garanta que os documentos estejam protegidos contra acessos não autorizados ou perdas acidentais. Isso inclui o uso de controles de acesso, backups regulares e criptografia. Ao contratar ferramentas garanta que ela atenda aos requisitos da LGPD para dados sensíveis.

  
  

• Auditoria periódica: Realize verificações regulares nos processos para identificar melhorias necessárias. Essas auditorias ajudam a detectar gargalos, riscos e oportunidades de aprimoramento.

Essas práticas ajudam a manter a gestão de documentos sempre eficiente e segura.

Erros comuns na gestão de documentos (e como evitá-los)

Com bons sistemas, a maioria dos erros são evitados com processos automáticos, mas dependendo da ferramenta utilizada ou do modelo de organização, as dicas abaixo podem ajudar a minimizar problemas:

1. Falta de padronização:

   Erro: Nomes de arquivos inconsistentes tornam a busca difícil.

   Solução: Crie padrões claros para nomear documentos.

2. Ausência de backups
   Erro: A perda de dados pode ser catastrófica.

   Solução: Configure backups automáticos.

3. Controle de acesso inadequado
   Erro: Permitir acesso irrestrito aumenta os riscos de segurança.

   Solução: Defina níveis de acesso com base nas funções dos colaboradores.

4. Falta de treinamento

   Erro: Equipe despreparada causa atrasos e retrabalho.

   Solução: Realize treinamentos regulares.

5. Ferramentas obsoletas

   Erro: Sistemas antigos não atendem às demandas modernas.

   Solução: Atualize as ferramentas regularmente.

Evitar esses erros ajuda a garantir que seu sistema seja eficiente e confiável.

Tipos de documentos que podem ser gerenciados

Nem todos os documentos possuem as mesmas características ou exigem o mesmo tratamento. Aqui estão os tipos mais comuns de documentos que podem ser gerenciados:

Documentos administrativos

Incluem contratos, relatórios, atas de reuniões e políticas internas. Estes documentos são essenciais para o funcionamento diário da organização e precisam estar facilmente acessíveis.

Documentos fiscais e financeiros

Notas fiscais, declarações de imposto e relatórios financeiros devem ser gerenciados com rigor para garantir conformidade legal.

Documentos jurídicos

Contratos, acordos de confidencialidade e outros documentos legais exigem armazenamento seguro e um sistema que facilite a consulta durante auditorias ou disputas.

Documentos de recursos humanos

Registros de funcionários, como contratos de trabalho e folhas de pagamento, devem ser gerenciados de forma segura para proteger a privacidade dos colaboradores.

Documentos de clientes

Registros de histórico dos atendimentos devem ser organizados para garantir um atendimento ao cliente eficiente e personalizado. O mesmo vale para os cidadãos que precisam dos serviços públicos.

Como a gestão de documentos impacta o setor público

A gestão de documentos não é apenas uma ferramenta administrativa, ela transforma a forma como setores inteiros operam.

Especialmente, órgãos públicos, enfrentam desafios relacionados à burocracia, transparência e eficiência. Veja como a boa gestão documental impacta os diferentes setores:

Planejamento Urbano

Para melhorar o planejamento e crescimento urbano, a gestão de documentos ajuda a resolver os problemas ao:

• Automatizar processos como emissão de alvarás e licenças.

• Melhorar a transparência e a tomada de decisões com sistemas que fornecem dados e relatórios.

• Reduzir prazos de atendimento ao cidadão, otimizando fluxos de trabalho.

Desde de 2018, o Instituto de Planejamento de Cascavel faz a gestão e emissão de documentos de forma automática. Com análises rápidas e padronizadas, alvarás que demoravam mais de três meses são emitidos em 90% menos tempo, segundo o IPC.

Para construções de até 600 metros quadrados, o alvará de construção é emitido instantaneamente com o processo autodeclaratório. Todos os documentos e informações são inseridos pelo requerente e a gestão é totalmente digital, com processos na íntegra organizados em ordem cronológica.

Veja os efeitos da tecnologia no desenvolvimento da cidade:

Saúde

No setor de saúde, o armazenamento e o acesso rápido a informações são essenciais. A gestão de documentos permite:

• Centralizar prontuários médicos em sistemas digitais, facilitando consultas.

• Garantir a segurança de dados sensíveis de pacientes.

• Reduzir erros médicos com acesso rápido e preciso às informações.

• Eliminar filas e reduzir tempo de espera para atendimento

Em Patos de Minas, a gestão documental da Secretaria de Saúde foi a solução para organizar as solicitações de 33 cidades da macrorregião atendidas pela Secretaria.

O envio de documentos, requisições e exames de pacientes ao Estado é realizado através do sistema. A gestão também é digital. O médico tem acesso imediato, a análise é feita em poucas horas e o imunizante é liberado ao paciente mais rapidamente.

O processo de avaliação e aplicação de imunológico que levava cerca de 30 dias passou para 20 minutos.

O CRIE 100% Digital foi premiado na 18ª Mostra Brasil, aqui tem SUS. Clique aqui para assistir e conheça mais essa história de sucesso.

Meio Ambiente

Garantir a conformidade com a legislação ambiental também é um desafio com processos físicos. A gestão documental mudou a realidade do Instituto Itajaí Sustentável. A tecnologia permitiu:

• Transformar as solicitações físicas em pedidos 100% digitais.

• Melhorar a comunicação entre departamentos administrativos.

• Reduzir custos relacionados a arquivos físicos.

• Emitir licenças ambientais em 80% menos tempo.

O prazo de emissão de licenças ambientais reduziu em cerca de 80%. A Burocracia, excesso de papel e falta de controle deram lugar à produtividade, economia e segurança.

Assista os resultados dessa transformação.

O impacto da transformação digital na gestão de documentos

A transformação digital revolucionou a gestão de documentos ao integrar tecnologias avançadas. Aqui estão algumas das inovações mais impactantes:

Automação de processos

Ferramentas modernas utilizam inteligência artificial para automatizar tarefas, como categorização e busca de documentos, preenchimento automático de formulários etc. Sistemas podem identificar automaticamente o tipo de documento e classificá-lo em categorias predefinidas. Isso reduz o tempo gasto em atividades manuais.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem permite que documentos sejam acessados a qualquer hora e lugar, eliminando a necessidade de grandes infraestruturas físicas. Além de mais seguro, o armazenamento em nuvem permite o compartilhamento entre setores, filiais e instituições de diferentes países em tempo real.

Análise de dados

Há ferramentas que além de garantir a gestão eletrônica permitem a extração e análise de dados, melhorando a tomada de decisões. É possível identificar padrões em relatórios que guiarão as melhores estratégias.

Futuro da gestão de documentos

Com a evolução constante da tecnologia, o futuro da gestão documental promete ser ainda mais eficiente e automatizado. Algumas tendências incluem:

• Inteligência artificial aprimorada

Sistemas serão capazes de prever necessidades com base em padrões históricos, como sugerir documentos relevantes antes mesmo de serem solicitados.

• Reconhecimento óptico de caracteres (OCR) avançado

A tecnologia OCR permitirá a digitalização e interpretação de textos manuscritos com maior precisão, ampliando as possibilidades de digitalização.

• Automação total de fluxos de trabalho

A gestão de documentos será totalmente integrada a outros processos, desde a criação até a eliminação segura de arquivos desnecessários.

• Sustentabilidade digital

Com práticas mais verdes, a gestão de documentos se alinhará aos objetivos de sustentabilidade corporativa, promovendo o uso responsável de recursos tecnológicos.

Conclusão

A boa gestão de documentos é fundamental para o sucesso de qualquer organização. Com as ferramentas certas e a adoção de boas práticas, é possível economizar tempo, reduzir custos e garantir mais segurança e eficiência dos serviços oferecidos.

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